Ed Controls is de hamer van de uitvoerder

HSB, pionier in kwaliteitsborging

Het ene bouwbedrijf is het andere niet. Zeker als het gaat om verslaglegging, audits en kwaliteitsborging zijn er grote verschillen. De Volendamse aannemer HSB is hierin een pionier. Al jaren besteedt dit bouwbedrijf serieus aandacht aan zaken als ISO-certificering en het automatiseren van werkprocessen. Projectleider William Bosschaart legt uit wat hen drijft.

Tijdens de klantendag van de bouwapp Ed Controls, afgelopen 18 april, vertelde William Bosschaart over de manier waarop HSB de app inzet. De samenwerking tussen HSB en Ed Controls dateert van begin 2020. “Voor ieder project, groot of klein, maken we standaard één of meerdere Ed Controls projecten aan,” vertelt William. “Daardoor kent iedereen bij ons het programma, of dat nu iemand uit de kleinbouw is, de renovatie of de grootbouw. Omdat het zo gebruiksvriendelijk is, hoeven we het trucje maar één keer uit te leggen. Naast onszelf en onderaannemers laten we ook bewoners participeren in het borgen van de kwaliteit.”

William Bosschaart (HSB) en Robert Greidanus (Ed Controls) tijdens de klantendag

Zoektocht

HSB was er al heel vroeg bij met het vastleggen van zaken. “We zagen aankomen dat vastlegging van informatie steeds belangrijker zou worden,” vertelt William. “Al was dat alleen al voor onze ISO-certificeringen. Voorheen pakte iemand dan een schrijfblok en een spiegelreflexcamera en ging de boel vastleggen. Maar diens verslag en opnames moesten nog wel apart in de systemen worden ingeklopt. Dat wilden we eenvoudiger en minder foutgevoelig maken. We kwamen er al snel achter dat de uitvoerder de aangewezen persoon was voor het uitvoeren van deze controles. Nu is een bouwkundig expert niet automatisch ook een goede schrijver van rapporten. Dus gingen we op zoek naar kwaliteitsapps. Programma’s als AutoDesk of Snagstream waren niet helemaal wat wij zochten en aangezien wij nogal eigenwijs zijn, hebben we uiteindelijk zelf maar een app gebouwd.”

Professionele software

Met deze eigen app, die Pin-it werd genoemd, werkten de uitvoerders van HSB ongeveer vier jaar. “Maar,” relativeert William, “wij zijn een bouwer van gebouwen en niet van software. Dus elke keer als Apple iets veranderde in hun besturingssysteem, werd ik direct gebeld door diverse uitvoerders, omdat Pin-it niet meer werkte. Uiteindelijk moesten we erkennen dat het maken van software iets is voor de professionals. Een nieuwe zoektocht leidde ons tot Ed Controls. Wij hadden al een Wkb testproject gedaan en wij werken via Woningborg. Die hadden wel een portaal maar geen app. Dus zochten we een systeem dat kon koppelen met het Woningborg-portaal. Een andere voorwaarde was dat het zo simpel mogelijk moest blijven. Het moest op een tablet werken en we moesten er ook offline mee kunnen werken. In de keet hebben we dan wel internet, maar het programma moet ook werken als je in de parkeerkelder staat. Daarnaast wilden we ook graag koppelen met ons eigen CRM-systeem van Afas. Na het afwegen van alle voors en tegens van diverse programma’s kozen we voor Ed Controls. In onze cultuur kan een uitvoerder niet meer zonder dit systeem; het is zijn hamer geworden.”

Gevulde koekenmoment

Anno 2024 verwachten mensen dat de dingen digitaal gebeuren. “Onderaannemers verwachten dat,” vertelt William, “maar bewoners ook. Je kan niet meer aankomen met een blocnootje om de voorschouw te doen. Dat voelt een beetje gek. Bovendien is het superomslachtig en onbetrouwbaar. Met onderaannemers hebben we een zogenaamd ‘gevulde koekenmoment’, in de keet. We leggen de loodgieter, de schilder en de tegelzetter uit dat ze zelf hun werk controleren en de aandachtspunten zelf afhandelen. Door het samen te doen en ze uitleg te geven, helpen we ze over die drempel heen. In geen geval dicteren wij dat ze met Ed Controls moeten werken. Dat is uiteindelijk aan henzelf. Ook bewoners krijgen een klein stukje van Ed Controls tot hun beschikking en een korte uitleg. Niet alle tickets zijn bruikbaar, maar het is een uitstekende communicatietool om de voorschouw samen met de bewoners te doen. En wij staan altijd open voor vragen. In zekere zin zijn wij de eerste helpdesk.”

"Het zogenaamde ‘gevulde koekenmoment’ in de keet legt een solide basis voor de samenwerking met de onderaannemers."

Geautomatiseerd opleveren

Het is een lang gekoesterde wens bij HSB om zoveel mogelijk digitaal op te leveren. Daarmee bedoelt William niet het typen van een Word-bestand, daar een pdf van maken en dat via de mail versturen. “Veel data van kopers en huurders staan al in Afas. Een week voor de oplevering ontstaat er een workflow binnen Afas en gaat er een signaal richting Ed Controls. De app activeert dan een template waarin ongeveer de helft van de PVO al is ingevuld. Bij ons gaat alle data uit Ed Controls, zoals meterstanden en dergelijke, Afas in. Er gaat dan een signaal naar bijvoorbeeld Liander, waarop de energieverrekening geautomatiseerd wordt verwerkt. Onze opleveraar gaat met een tablet naar de woning. Hooguit anderhalf uur later staan we weer in de keet. Iedereen is blij en de mensen kunnen de woning betrekken. Als er nog opleverpunten zijn, worden dat gewoon tickets en voor de tweede handtekening wordt de audit direct geactiveerd.”

Adoptie

Bij HSB zijn ze al vier jaar bezig met de voorbereiding op de Wkb. William: “We hebben ongeveer 10 volledige proefprojecten gedaan, en er lopen nu ook nog projecten. Vanuit onze ISO-certificeringen zijn we het gewend om met interne keuringslijsten te werken. We hebben de Wkb en onze eigen audits goed vergeleken met elkaar, zodat we geen dubbel werk doen. En doordat we KYP kunnen koppelen met Ed Controls wordt het stukken eenvoudiger om te voldoen aan die Wkb verplichtingen. Daarbij moet ik wel zeggen dat het verleggen van de verantwoordelijkheden naar onderaannemers iets van lange adem is. De adoptie van Ed Controls mag daar wel wat sneller verlopen.”

“Waarom zou je iets dat goed loopt, veranderen?”

Iets dat goed loopt

Als het aan William ligt, wordt er vanuit de bouwkeet zoveel mogelijk met Ed Controls gewerkt. “We willen echt samen, vanuit de keet, met iedereen bouwen. Even om de tafel, kopje koffie met een gevulde koek erbij, we vullen het samen in. Ongeveer een maand voordat we gaan beginnen, hebben we een startgesprek met de onderaannemers. Dan maken we voor de verantwoordelijken van een project direct een testticket aan. We vinden het enorm belangrijk dat iemand met wie wij een contract aangaan, ook in Ed Controls wordt geregistreerd. Zodra er iets is, kunnen we aan die persoon een ticket toewijzen. Want waarom zou je iets dat goed loopt, veranderen?”

HSB uit Volendam

HSB is een middelgrote aannemer uit Volendam met 350 medewerkers in vaste dienst. Aanvankelijk was HSB woningbouwer, maar breidde de activiteiten uit naar appartementen. Onderdeel van HSB is het metselbedrijf J.M. Deurwaarder G.A. Ook is de aannemer actief in renovatie en verduurzaming. Het werkgebied omvat Noord-Holland, Zuid-Holland, Utrecht en Flevopolder.