Skip links

Contact

Om jou te ondersteunen bij het gebruik van Ed Controls is onze helpdesk elke werkdag tussen 08:00 en 18:00 bereikbaar op +31 570 724 021 of via helpdesk@edcontrols.nl. Wij helpen je graag verder met de vragen die je hebt en ontvangen ook graag je tips. Aanvullend zijn er op deze pagina instructievideo’s en de antwoorden op veelgestelde vragen te vinden. Staat je vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op!

Hoe werkt Ed Controls?

Ed Controls helpt je om slimmer, eenvoudiger en plezieriger te werken aan je projecten. Je zult je eerst moeten registreren met een emailadres en een rol moeten hebben in een project om gebruik te maken van Ed Controls. Een rol kan je worden toegezegd door een gebruiker die een licentie heeft aangeschaft.

Er zijn 3 verschillende licentiemodellen voor het gebruik van Ed Controls, namelijk de Single User licentie, de Company licentie en de Single Project licentie. Binnen deze modellen wordt Ed Controls standaard met de ticketmodule geleverd en kan de licentie worden uitgebreid met de auditmodule en verschillende add-ons.

Binnen Ed Controls kennen we vijf rollen, namelijk die van Eindverantwoordelijke, Support, Verantwoordelijke, Geraadpleegde, Geïnformeerde en de extra rol van Administrator. Deze rollen en hun bijbehorende rechten zijn gebaseerd op het RASCI-A model. Afhankelijk van je rol kun je acties uitvoeren of informatie inzien.

Om je te registreren kan je naar web.edcontrols.com gaan. Na het invullen van de verplichte velden zal je een bevestigingsmail ontvangen in je mailbox (deze mail zou in de spam terecht kunnen komen). Wanneer je op de link ter bevestiging hebt geklikt wordt je account geactiveerd en is die klaar voor gebruik.

Kan ik gratis gebruik maken van Ed Controls?

Wanneer je tickets ontvangt als een verantwoordelijke, geraadpleegde of geïnformeerde kan je Ed Controls gratis gebruiken via de app en de browser. Nadat je bent ingelogd kan je, afhankelijk van je rol, je tickets inzien, commentaar toevoegen en de tickets gereed melden. Om een nieuw project aan te maken in Ed Controls, inclusief de mogelijkheid om tickets en audits aan te maken, heb je een eigen licentie nodig.

Ed Controls werkt op basis van verschillende typen licenties. Welke het meest geschikt is, is afhankelijk van het aantal projecten, de omvang van de projecten/het project en het aantal gebruikers dat tegelijkertijd inlogt. Ben je benieuwd welk licentiemodel goed bij je situatie aansluit of sluit je huidige licentiemodel niet voldoende aan? Neem dan contact met ons op door te bellen naar +31 (0)570 57 22 14, of neem een kijkje op onze prijzen pagina.

Kan ik ondersteuning krijgen bij het leren gebruiken van Ed Controls?

Elke organisatie krijgt bij aanschaf van een licentie de mogelijkheid om een training in Ed Controls te krijgen, om hen op de goede manier op gang te helpen. Daarnaast zijn op deze pagina ook instructievideo’s en veelgestelde vragen te vinden. Deze helpen je de basis van Ed Controls onder de knie te krijgen. Heb je na het kijken van de instructievideo’s toch nog vragen? Neem dan contact op met onze helpdesk.

Wat zijn de technische eisen voor de mobiele apparaten?

De mobiele apparaten moeten beschikken over een ingebouwde camera en minimaal 32 GB aan opslagruimte. Daarnaast is de laatste versie van de besturingssystemen iOS (Apple) of Android (Google) een vereiste.
Let op: voor iOS apparaten geldt dat alleen de laatste versie, én de versie daarvoor gebruikt kunnen worden.

Waarom zie ik een demo project in Ed Controls?

In Ed Controls zie je een project wanneer je genoemd bent in een project. Nadat je bent geregistreerd voor Ed Controls kun je inloggen. Het kan voorkomen dat je nog niet genoemd bent in een project. In dit geval krijg je van ons toegang tot een demo project om alvast eens rond te kijken in Ed Controls.

Hoe kan ik inloggen?

Om gebruik te kunnen maken van Ed Controls dien je je eenmalig te registreren. Dit kun je doen via een laptop, computer, tablet of smartphone.

Via laptop of computer
Open de internetbrowser en ga naar web.edcontrols.com. Als de inlogpagina is geopend, klik je onderaan op de knop ‘Registreren’. Na het invullen van de verplichte velden klik je op ‘Registreren’. Hierop zie je een pop-up bericht verschijnen dat er een mail is verzonden naar je mailadres voor verificatie. Zodra je de bevestigingsmail in je mailbox opent (deze staat mogelijk in de spam-box), klik je op de bevestigingslink. Hierdoor voltooi je de registratie. Je kunt nu inloggen via de computer of laptop. Na de app Ed Controls te hebben gedownload via je tablet en/of telefoon, kun je ook daar inloggen bij Ed Controls.

Via de mobiele applicaties
Download de Ed Controls applicaties op jouw Android of iOS tablet/smartphone. Wanneer je de app opent klik je op ‘Creëer een account’ en vul je de verplichte velden in. Je krijgt nu een pop-up bericht dat zegt dat er een mail is verzonden naar je mailadres voor verificatie. Als je de verificatiemail opent in je mailbox (de mail kan in je spam-box staan) klik je op de bevestigingslink om je account te bevestigen. Je kan nu inloggen via de mobiele applicaties, maar ook via de web omgeving van Ed Controls.

Ik ben mijn wachtwoord vergeten.

Op de inlogpagina van de browser van Ed Controls (web.edcontrols.com) en op het startscherm van de mobiele applicatie staat ‘wachtwoord vergeten?’. Klik op deze link en vul je emailadres in. Je ontvangt vervolgens een email met daarin instructies over hoe je jouw wachtwoord kunt resetten.

Wat betekent een grijs scherm bij inloggen?

Je hebt mogelijk geen stabiele internetverbinding, met als gevolg dat het systeem nog bezig is met de correcte verificatiegegevens ophalen. Dit kan een paar minuten duren op een trage connectie. Je kunt proberen naar een locatie te gaan waar je een betere wifi-verbinding of 4G bereik hebt en het daar nogmaals proberen. Een andere oplossing kan zijn om je internet voor 10 seconden uit te schakelen en daarna weer in te schakelen en dan opnieuw proberen om in te loggen. In zulke gevallen adviseren wij om online een snelheidstest te doen om te zien hoe jouw verbinding er voor staat, of om contact op te nemen met onze helpdesk.

Wat kan de administrator?

De administrator van een Company licentie of een Single User licentie is de persoon die projecten aanmaakt in Ed Controls, één eindverantwoordelijke per project toewijst en projecten uiteindelijk archiveert. Deze persoon heeft volledige rechten bij alle projecten, maar kan zelf geen tickets of audits aanmaken. Zowel de administrator als de eindverantwoordelijke kunnen de rollen van support, geraadpleegde en geïnformeerde toevoegen op project niveau. Er kunnen meerdere administrators per contract zijn. Als je een Single Project licentie hebt is jouw accountmanager bij Ed Controls de administrator.

Wat kan de eindverantwoordelijke?

Ieder project heeft één eindverantwoordelijke die volle rechten heeft binnen het project. Naast het wijzigen van projectinstellingen, heeft hij ook de volledige rechten voor het creëren van tickets en audits, het lopen van audits en het uploaden van tekeningen.

Wat kan de support?

De support van een project heeft vergelijkbare rechten als de eindverantwoordelijke. Het verschil tussen de rollen zit in de toegang tot de project instellingen, de support kan hier namelijk niet bij. Binnen een project kunnen meerderen de rol van support hebben.

Wat kan de verantwoordelijke?

Er is altijd maar één verantwoordelijke per ticket, zodat duidelijk is wie er verantwoordelijk is voor het oplossen van dat specifieke ticket. De verantwoordelijke kan het ticket inzien, foto’s en/of reactie toevoegen en de status wijzigen naar afgerond, via de app of via de browser.

Wat kan een geraadpleegde?

Wanneer iemand is toegevoegd als geraadpleegde op project niveau kan diegene alle tickets in dat project inzien, ook kan hij commentaar of documenten toevoegen aan die tickets. De geraadpleegde is niet in staat om audits in te zien, zelf tickets te maken of andere grotere wijzigingen uit te voeren. Wanneer een geraadpleegde aan specifieke tickets is toegevoegd kunnen alleen die tickets worden ingezien.

Wat kan een geïnformeerde?

Wanneer iemand is toegevoegd als geïnformeerde op projectniveau kan diegene alle tickets en audits in dat project alleen inzien. Hij kan niet zelf tickets aanmaken, audits lopen of andere wijzigingen aanbrengen. Wanneer een geïnformeerde alleen aan specifieke tickets of audits is toegevoegd kan hij alleen die tickets en audits inzien.

Wat kan de reporter?

De rechten van een reporter zijn beperkter dan die van een support. Een reporter kan defecten eenvoudig en efficient melden op de tekening(en) waartoe hij toegang heeft. De toegang wordt bepaald door de administrator en/of eindverantwoordelijke van het project in Ed Controls. Ook ziet de reporter geen tickets waar hij geen rol in heeft. Een externe partij kan hierdoor veilig worden uitgenodigd om in een project te werken.

Hoe kan ik een support toevoegen?

De administrator en eindverantwoordelijke kunnen de rollen support, geraadpleegde en geïnformeerde toekennen op projectniveau. Dit kunnen zij via de browser doen bij de projectinstellingen door een emailadres toe te voegen.

Hoe kan ik een reporter toevoegen?

Een reporter kan worden toegevoegd door de administrator en eindverantwoordelijke in Ed Controls. Dit kan in het tabblad Reporter wanneer wordt ingelogd via een browser.

Via welke apparaten heb ik toegang tot Ed Controls?

Ed Controls is zowel online als offline beschikbaar op iOS en Android tablets en smartphones. Daarnaast kan de browser worden gebruikt via een computer, tablet of telefoon. Niet alle acties kunnen zowel op de app als op de browser uitgevoerd worden. Wanneer je Ed Controls gebruikt in een browser geven wij de voorkeur aan Google Chrome en Safari, Internet Explorer wordt niet aangeraden.

Er is geen Windows applicatie beschikbaar. Echter kan Ed Controls wel gebruikt worden op Windows gestuurde apparaten via de browser, alleen wanneer je online bent.

Welke acties kan ik alleen via de browser (web.edcontrols.com) uitvoeren?

De acties die allen via de browser (web.edcontrols.com) uitgevoerd kunnen worden, zijn:
– Projecten aanmaken, wijzigen en archiveren
– Rollen in een project toewijzen en wijzigen
– Tekeningen toevoegen en wijzigen
– Audittemplates aanmaken en beheren

Alle functies die gedaan kunnen worden via de app kunnen ook via de browser gedaan worden. Deze zijn:
– Projecten inzien
– Tickets aanmaken, inzien, wijzigen en archiveren
– Rollen, einddatum en status van een ticket toevoegen en wijzigen
– Foto’s en reacties aan een ticket toevoegen
– Audits inzien, starten en invullen
– Audits aftekenen

Deze acties hangen samen met de rechten van de rol die je hebt binnen een project. Het voordeel van mobiele apparaten is dat je op de bouwplaats direct foto’s kunt nemen. De app maakt dit ook makkelijker en intuïtiever.

Wat is het verschil tussen device en cloud en hoe kan ik projecten verplaatsen?

Wanneer je ingelogd bent in Ed Controls op je mobiele apparaat kun je zien welke projecten in de cloud staan en welke op jouw apparaat (of “Device”). Projecten die op jouw device staan zijn direct te gebruiken, omdat dat deze op jouw apparaat geladen zijn. Projecten die op het tabblad “Cloud” te zien moeten eerst gedownload worden voordat erin gewerkt kan worden. Projecten die gedownload zijn nemen apparaat opslag in beslag. Het kan hierom handig zijn om de projecten die je niet gebruikt in de cloud te zetten. Zo voorkom je dat je device vol raakt en kan je ook sneller werken in je projecten. Projecten kunnen op elk moment worden verplaatsen van device naar cloud en terug mits je verbinding hebt met het internet.

Verplaatsen van device naar cloud:
In het ‘device’ scherm (zie bovenste tab) kun je projecten verplaatsen door in het projectenoverzicht op het blauwe icoontje rechts van de projectnaam te klikken. Als je daarop klikt krijg je een pop-up bericht te zien die vraagt of door wil gaan met je actie. Als je op ja klikt zal je project van je device naar de cloud worden gezet.

Let op: zorg er wel voor dat het project dat je terugplaatst naar de cloud klaar is met synchroniseren. Data die niet is gesynchroniseerd zal verloren gaan wanneer je het project verplaats naar de cloud.

Verplaatsen van cloud naar device:
In het ‘cloud’ scherm (zie bovenste tab) kun je projecten verplaatsen naar je device door te klikken op het download icoontje rechts naast de projectnaam. Mocht je een project helemaal niet meer gebruiken, dan kan je deze ook archiveren in de browser.

Waar wordt de data van Ed Controls opgeslagen?
De data van Ed Controls wordt opgeslagen in verschillende datacentra van AWS in Frankfurt, Duitsland. Deze hebben een data zekere storage-infrastructuur, die is ontworpen voor bedrijfskritische dataopslag. De data wordt dubbel opgeslagen (in meerdere centra en op meerdere apparaten binnen de centra). Daarnaast berekent AWS checksums op al het netwerkverkeer om de corruptie van datapakketten te detecteren bij het opslaan of ophalen van gegevens. In tegenstelling tot traditionele servers, die moeizaam gegevens verificatie uitvoeren en handmatige reparatie vergen, voert AWS regelmatig en systematisch data integriteit controles uit. De integriteitscontroles zijn gebouwd om automatisch self-healing te zijn.

De kans op data-verlies binnen AWS is kleiner dan 0,0000000001% per jaar en de kans op het niet beschikbaar zijn van 1 van de centra is kleiner dan 0,01% per jaar. De faciliteiten zijn ontworpen om gelijktijdig twee centra te verliezen zonder dat dit impact heeft.

Voor details over het veiligheidsniveau kun je kijken op:
https://aws.amazon.com/s3/ en https://aws.amazon.com/s3/details/

Om te lezen hoe AWS aan de Europese eisen met betrekking tot privacy en veiligheid voldoet, kun je kijken op: http://d0.awsstatic.com/whitepapers/compliance/AWS_EU_Data_Protection_Whitepaper_EN.pdf

Voor alle certificaten waar AWS Frankfurt aan voldoet kun je kijken op:
https://aws.amazon.com/compliance/

Voor ISO 27001 certificering, bekijk:
http://d0.awsstatic.com/certifications/iso_27001_global_certification.pdf

Voor ISO 9001 certificering, bekijk:
http://d0.awsstatic.com/certifications/iso_9001_certification.pdf

Ik krijg de melding dat mijn aanvraag om iemand toe te voegen niet is aangekomen.

Hier kunnen verschillende redenen voor zijn. Controleer in eerste instantie of het ingevoerde emailadres juist is. Het kan ook zijn dat de ontvanger de emails van Ed Controls als spam ontvangt of dat de mailbox vol zit. Neem gerust contact met onze helpdesk op wanneer dit niet het geval is.

Ik ben ingelogd maar zie geen projecten

Het meest waarschijnlijke is dat je (nog) geen rechten hebt een actief project. Ed Controls selecteert automatisch de projecten waarin je genoemd bent, gebaseerd op het mailadres waarmee je inlogt op het systeem. Als het systeem jouw emailadres niet kan vinden na het inloggen, worden er geen projecten weergegeven. Mogelijke oorzaken zijn een typefout in het opgegeven mailadres of een verkeerd mailadres. Dit kan gecorrigeerd worden door de eindverantwoordelijke van het project.

Waarom duurt het synchroniseren van projecten lang?

De snelheid van synchroniseren is afhankelijk van de snelheid van de internetverbinding. Over het algemeen is een wifi-verbinding sneller dan een 3G/4G verbinding.
Grafische gegevens zijn groter dan veel andere gegevens. Dus een project met veel tekeningen en foto’s duurt gemiddeld langer om binnen te halen dan een project met weinig tekeningen en foto’s. Gelukkig hoeft veel van deze informatie maar 1x ingeladen te worden. Om kosten te besparen adviseren we om dit via een wifi-verbinding te doen. Het uploaden van tekeningen via 3G/4G zou kunnen leiden tot hogere kosten bij je telefoon provider.

Waarom hebben de bestanden een groot formaat bij printen?

De print welke door Ed Controls gegenereerd wordt, is van een groot formaat door de grafische informatie. Wij zijn continu aan het werk om de verhouding tussen kwaliteit van de gemaakte foto’s en het bestandsformaat te optimaliseren.

Wat zijn de technische eisen voor de mobiele apparaten?

De mobiele apparaten moeten beschikken over een ingebouwde camera en minimaal 32 GB aan opslagruimte. Daarnaast is de laatste versie van de besturingssystemen iOS (Apple) of Android (Google) een vereiste.
Let op: voor iOS apparaten geldt dat alleen de laatste versie, én de versie daarvoor gebruikt kunnen worden.

Wat is een ticket?

Een ticket is een registratie van een waargenomen punt. Hiermee leg je een constatering, afwijking of instructie vast. Een ticket is altijd gekoppeld aan een locatie op een plattegrond of tekening. Aan het ticket kunnen foto’s, tekst, een einddatum, een verantwoordelijke, een geraadpleegde en een geïnformeerde toegevoegd worden. Hierdoor is duidelijk wie wat moet doen en voor wanneer de taak afgerond moet zijn. Het is ook mogelijk om geen verantwoordelijke toe te voegen. Dan werkt het ticket als een notitie voor de persoon die het ticket heeft gemaakt.

Hoe maak ik een ticket aan?

Wanneer je ingelogd bent op je mobiele apparaat en je hebt je project geopend kun je aan de linkerkant van het scherm de tekening waarop je een ticket wilt maken selecteren. Open de tekening door erop te klikken en zoom in op de positie waar het ticket moet komen. Tik met je vinger op de locatie. Het systeem geeft je nu de optie om een foto te maken ter verduidelijking (deze kan ook naderhand gemaakt worden). Door op de gemaakte foto te klikken kun je met je vinger schrijven en/of tekenen (zoals bijvoorbeeld een pijl of een cirkel). Vul vervolgens de overige velden in, zoals bijvoorbeeld het mailadres van de verantwoordelijke, een omschrijving en een einddatum. Klik op opslaan. Het ticket verschijnt vervolgens op de tekening als een rood driehoekje.

Wat betekent de status van een ticket?

Een ticket kan de volgende vier statussen hebben:
1 – Gecreëerd (gele cirkel): het ticket is aangemaakt, maar nog niet toegekend aan een verantwoordelijke.
2 – Gestart (rode driehoek): ticket is gemaakt inclusief alle relevante informatie en aan een verantwoordelijke toegewezen om opgepakt te worden.
3 – Afgerond (groene vierkant): het ticket is volgens de verantwoordelijke afgerond.
4 – Gearchiveerd (grijs figuur): het ticket is volgens de eindverantwoordelijke/support afgerond of de waarneming is niet meer van belang. Het ticket verdwijnt uit de tekening en de lijst met actieve tickets, maar is nog wel terug te halen. Aan de grijze kleur zie je dat het om een gearchiveerd ticket gaat en de vorm van het figuur geeft aan in welk stadium het ticket gearchiveerd is. De vorm kan dus een cirkel, driehoek of vierkant zijn.

Hoe kan ik een ticket wijzigen?

Alleen de eindverantwoordelijke en de support kunnen tickets volledig wijzigen. De verantwoordelijke kan tickets die aan hem zijn toegewezen gereed melden en voorzien van foto’s en tekst. Hoe? Log in op de app of de browser van Ed Controls. Selecteer het project en de tekening waar het om gaat. Afhankelijk van je rechten, kun je na het klikken op het ticket wijzigingen aanbrengen, onderaan de pagina.

Hoe kan ik een ticket printen?

Je kan je ticket(s) printen van zowel de web omgeving als de mobiele applicatie. Dit is hoe.

Web
De print is afhankelijk van welke selectie wordt gemaakt. Als je alle tickets van één tekening of verantwoordelijke wenst te printen, dan kan je specifiek hiervan een selectie maken door de tickets te filteren en te selecteren aan de linkerkant van de ticketlijst. Om door te gaan klik je op de exportknop rechts bovenin je scherm.

Nu kan je aangeven of je de print wil ontvangen in de vorm van een Excel-rapportage, een gedetailleerde rapportage (PDF), een compacte rapportage (PDF) en welke onderdelen je wil toevoegen aan je ticket(s). Alle bestanden worden je per mail toegestuurd, maar zijn ook terug te vinden in het notificatie scherm in de blauwe balk bovenin het scherm. Deze melding geeft ook de status van je print weer.

Mobiel
Na het inloggen en het invoeren van je project kun je op twee manieren exporteren. Ten eerste kan je een individueel ticket naar rechts vegen en op de exportknop tikken die verschijnt. In het volgende scherm kan je de lay-out van je print selecteren en je kan invullen naar wie je de export wilt sturen. Ten tweede kan je meerdere tickets tegelijk exporteren. Om dit te doen moet je je filter op de juiste manier instellen. Nadat je het filter hebt toegepast kun je op de exportknop in de rechterbovenhoek van het scherm klikken en exporteren van alle tickets selecteren. In beide gevallen wordt de export naar je e-mail gestuurd.

Hoe kan ik een ticket verwijderen of archiveren?

Tickets kunnen niet definitief verwijderd worden, ze kunnen alleen gearchiveerd worden. De eindverantwoordelijke en support van het project hebben het recht om tickets te archiveren en te de-archiveren. Een gearchiveerd ticket is niet zichtbaar in de actieve lijst van tickets en op de tekening, tenzij je hier specifiek op filtert door het grijze vierkant te selecteren. Je archiveert een ticket door het betreffende ticket aan te klikken en op het archiveringsicoon (cirkel met vinkje) te klikken dat te vinden is in de rechter bovenkant. Het archiveringsicoon wordt donkergrijs, wat betekent dat het ticket gearchiveerd is. Het de-archiveren van een ticket doe je door weer op hetzelfde icoon te klikken. Een andere manier om een ticket te archiveren is via je mobiele apparaat. Wanneer je de lijst met tickets voor je hebt kan je een ticket naar links vegen om het direct te archiveren. Audits en tekeningen kunnen ook gearchiveerd worden.

Hoe kan ik een label toevoegen aan een ticket?

Je kunt een label aan een ticket toevoegen door het tekstveld “Label toevoegen” in te vullen. Je kunt dit label toevoegen bij het aanmaken van een ticket, maar ook na het aanmaken van het ticket. Je kunt het label gebruiken om je tickets te filteren en te sorteren naar je eigen voorkeur.

Hoe kan ik een lay-out voor het exporteren van een ticket opslaan?

Na het maken van jouw selectie voor de tickets die je wil exporteren klik je op de exportknop rechtsboven in je scherm. In het nieuwe scherm selecteer je wat je wil toevoegen aan jouw ticket(s) in de beschikbare lijst. Deze lijst is de lay-out die je wil opslaan. Je kan dit doen door te klikken op de ‘Nieuwe lay-out opslaan’ knop (het pijltje naar beneden). Nu kan je de lay-out een naam geven en opslaan. Je wordt dan teruggeleid naar het exportmenu, waar je in het drop down-menu jouw lay-out kan selecteren.

Wat is een audit?

Een audit is een inspectie of inventarisatie die wordt uitgevoerd en waarover wordt gerapporteerd. Audits kunnen met verschillende doelen worden ingezet:
– als periodieke controles zodat geen belangrijke aspecten worden vergeten.
– als bewijslast dat het werk voldoet aan wettelijk vastgestelde eisen, waar specifiek op gecontroleerd kan worden.

De auditmodule kan alleen gebruikt worden als deze geactiveerd is. Voor vragen hierover kan je het beste contact opnemen via info@edcontrols.nl of 0570-572214.

Wat is het verschil tussen een gebieds- en een objectaudit?

Er zijn twee verschillende soorten audits, namelijk: een gebiedsaudit en een objectaudit. De meest gebruikte is de gebiedsaudit. Deze kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor een pand, een verdieping of alle ramen binnen één project. Hiervoor moet je afstanden afleggen. De objectaudit leent zich voor het vastleggen van bevindingen op één plek. Een objectaudit is gebaseerd op een ticket in plaats van een tekening. Hiervoor hoef je geen afstanden te lopen. Een voorbeeld is de controle van meterstanden

Hoe maak ik een audittemplate aan?

Login op de website en klik het betreffende project aan. Selecteer het tabblad ‘templates’, klik op ‘nieuwe groep’, voer een groepsnaam in en selecteer vervolgens ‘nieuwe template’. Geef aan welke naam je de template geeft en geef de template verder vorm door categorieën en vragen in te vullen.

Ook bestaat de mogelijkheid om een bestaande template te kopiëren en deze aan te passen. Dit kun je op drie manieren doen:
(1) Klik op de groep waar je een template wilt toevoegen. Midden boven in beeld verschijnt de optie ‘importeer templates’. Klik hierop en selecteer het project waar je een template uit wilt kopiëren. Selecteer vervolgens de groep waaruit je een template wilt kopiëren, vink de betreffende template aan en klik op de button ‘importeren’ rechtsboven. Nu heb je een template uit een ander project geïmporteerd.
(2) Klik op de groep waar je een template wilt toevoegen. Je krijgt een lijst te zien met templates die zich al in die betreffende groep bevinden. Bij elke template zie je rechts twee donkerblauwe vierkanten op elkaar. Door hierop te klikken kopieer je de template. De template opent zich: wijzig de naam zodat de template herkenbaar is, breng eventuele andere wijzigingen aan en klik op ‘publiceer’ of op ‘als concept opslaan’. Nadat je op ‘publiceer’ geklikt hebt kun je nog steeds wijzigingen doorvoeren en de template opnieuw oplsaan.
(3) Klik op de groep waar je een template wilt toevoegen. Klik op ‘nieuwe template’ en selecteer de button ‘kopieer template’ aan de rechter bovenkant van de pagina. Kies vervolgens de groep waaruit je een template wilt kopiëren en selecteer de betreffende template. In het nieuwe scherm kun je de gewenste vragen in je template slepen en klik op ‘publiceer’ of op ‘als concept opslaan’. Na op ‘publiceer’ geklikt te hebben kun je nog steeds wijzigingen aanbrengen en je template weer opslaan.

Hoe pas ik een audittemplate aan nadat het gepubliceerd is?

Als je een audit template wilt aanpassen nadat je het al gepubliceerd hebt kun je dit doen door in te loggen op de web interface van Ed Controls. Nadat je het juiste project hebt geselecteerd kun je naar het tabblad templates gaan. Zoek de template die je wilt aanpassen en klik op de pen die naast de naam van de template wordt weergegeven. Na het klikken op de pen word je in een nieuw scherm naar de template geleid. Hier kan je de naam, categorieën, vragen en antwoordmogelijkheden aanpassen. Wanneer je deze gewijzigde template opslaat, zal deze de oude versie vervangen en de nieuwe zal vanaf dat moment beschikbaar zijn.

Hoe dupliceer ik een categorie?

Soms horen vragen bij elkaar en komen ze één of meerdere keren terug in een audit, waarbij verschillende antwoorden mogelijk zijn. Daarom worden ze ondergebracht in een categorie, deze categorie kan worden gedupliceerd. De optie voor duplicatie moet wel geactiveerd zijn bij het maken van de audittemplate, zodat de categorie tijdens het uitvoeren van de audit meerdere keren gebruikt kan worden. Je kan de duplicatie activeren door op de twee grijze vierkanten te klikken in de rechterbovenhoek van de categorie tijdens het maken van de template. Deze vierkanten worden dan blauw. Als deze optie geactiveerd is, kun je tijdens het uitvoeren van je audit de categorie dupliceren door te klikken op de “+” knop in de rechterbovenhoek van de categorie. Een categorie waar de optie voor duplicatie niet is geactiveerd heeft deze “+“ knop niet.

Hoe voer ik een audit uit?

Als de audittemplate is aangemaakt, open je het betreffende project op je mobiele apparaat en selecteer je het tabblad ‘audits’. Aan de linkerkant van het scherm krijg je een lijst van groepen audittemplates te zien. Klik op één van de groepen, de audittemplates die onder deze groep vallen zijn eronder te zien. In het scherm dat zich opent zie je de audits die al gestart zijn of al afgerond zijn.

Voor het uitvoeren van een nieuwe audit, klik je op de audittemplate die je wilt gebruiken, onder de betreffende groep. Rechtsonder in het scherm verschijnt een blauwe “+” knop om de audit te starten. Als je hierop klikt geeft het systeem je de mogelijkheid om te kiezen tussen een gebieds- of een objectaudit.

Als je kiest voor een gebiedsaudit word je naar een nieuw scherm geleidt waar je de naam van de audit kan aanpassen, een of meerdere tekeningen kan toevoegen en een verantwoordelijke en/of een geïnformeerd persoon kan toevoegen. Klik op volgende om de audit uit te voeren.

Als je kiest voor een objectaudit kan je een ticket selecteren of maken als basis voor je audit. Daarnaast kan je een verantwoordelijke en/of geïnformeerde toevoegen. Klik op volgende om de audit uit te voeren.
Wanneer je een nieuw ticket maakt als basis voor je objectaudit, dan worden de verantwoordelijke en geïnformeerde persoon van dat ticket automatisch overgenomen in de audit. Mocht je niemand hebben toegevoegd in het ticket, dan kan je dit doen in de audit. Je kan ook het veld van de verantwoordelijke leeg laten.

Je kan je audit ten alle tijden opslaan en later verder aanpassen. Wanneer je de audit hebt afgerond door hem te ondertekenen kan je de audit niet meer aanpassen, alleen nog maar lezen.

Hoe kan ik tickets toevoegen aan een vraag?

Wanneer je een audit loopt kan het voorkomen dat je tickets wil toevoegen aan een vraag als bewijslast of om het antwoord te onderbouwen. Dit kan je op de volgende manieren doen:

Kiezen uit alle tekeningen
Nadat je bent ingelogd en je project hebt geselecteerd, ga je naar het tabblad Audits. Je kunt de juiste audittemplate uit de groepen links selecteren en in de rechterbenedenhoek op de blauwe “+” knop klikken en “Gebied” selecteren. Na het toevoegen van de naam en de verantwoordelijke en/of geïnformeerde personen (beide optioneel), kan je de audit starten. Bij elke vraag wordt rechts een pictogram (een cirkel met een pin) weergegeven. Door op dit pictogram te klikken kom je op een scherm waar je één of meerdere tekeningen kunt selecteren. Wanneer je terugkeert naar het vorige scherm, zie je de geselecteerde tekeningen. Als je nu een van deze tekeningen opent, kun je een nieuw ticket aanmaken of overschakelen naar de lijstweergave zoals in de ticketmodule. Nieuw aangemaakte tickets en geselecteerde tickets worden aan de vraag toegevoegd. Wanneer je terugkeert naar de audit, toont de cirkel met de pin nu ook het aantal tickets dat aan deze vraag gekoppeld is.

Voorgeselecteerde tekeningen
Nadat je bent ingelogd en je project hebt geselecteerd, schakel je over naar de auditmodule. Je kan de gewenste audittemplate uit de groepen links selecteren en in de rechterbenedenhoek op de blauwe “+” knop klikken en “Gebied” selecteren. Na het toevoegen van de naam, de juiste tekeningen en de verantwoordelijke en/of geïnformeerde personen (beide optioneel), kan je de audit starten. Bij elke vraag wordt rechts een pictogram (een cirkel met een pin) weergegeven. Door op dit pictogram te klikken kom je in een scherm waar je één van de toegevoegde tekeningen kunt openen. Op deze tekeningen kunnen dan tickets worden aangemaakt. De nieuw aangemaakte tickets worden bij het opslaan automatisch aan de vraag toegevoegd. Wanneer je op een bestaand ticket klikt, wordt het overzicht in een wolkje weergegeven. In dit overzicht kun je het ticket aan de rechterkant markeren zodat het aan de vraag wordt toegevoegd. Om terug te keren naar de audit, klik je twee keer op de (blauwe) pijl in de linkerbovenhoek. In de cirkel met de pin staat nu ook het aantal tickets dat aan deze vraag gekoppeld is.

Het toevoegen van tickets aan vragen verplicht maken
Bij het aanmaken van een audittemplate kan je het toevoegen van tickets aan vragen verplicht stellen. Na het inloggen en het selecteren van het juiste project kan je naar het tabblad templates gaan. Maak een nieuwe template aan of wijzig een bestaande template. Je kan het toevoegen van vragen verplicht stellen door de bijbehorende afbeelding naast de vraag te selecteren. Als alternatief kan je het toevoegen van een ticket voor een hele categorie afdwingen door de afbeelding naast de naam van de categorie te selecteren. Na het publiceren van de template is het klaar voor gebruik.

Hoe kan ik een audit printen?

Een audit kan geprint worden vanuit zowel de web-omgeving als de mobiele applicatie. Er is wel een verschil tussen de twee.

Web
De inhoud van de print is afhankelijk van de selectie die wordt gemaakt. Zo kan een print worden gemaakt van één audit, maar ook van meerdere audits tegelijk. Een selectie maak je door audits te selecteren aan de linkerkant van de auditlijst.

Nadat je op de exportknop rechts bovenin je scherm hebt geklikt kun je aangeven of je de print wil ontvangen in de vorm van een Excel-rapportage, een gedetailleerde rapportage (PDF), een compacte rapportage (PDF) en welke onderdelen je aan de audit(s) wil toevoegen. Alle bestanden worden je per mail toegestuurd, maar kunnen ook in het notificatiescherm gevonden worden in de blauwe balk bovenaan het scherm. In dit notificatiescherm kan je ook de status van de aanvraag van de prints vinden. Mocht je meerdere audits tegelijk aanvragen, dan worden deze aangeleverd in een ZIP-bestand, welke je kan uitpakken op je computer na het downloaden.

Mobiel
Na het inloggen en het invoeren van je project ga je naar de tab Audits. Vanuit de mobiele applicatie kan je één Audit per keer printen. Je kan dit doen door je Audit naar rechts te vegen en op de exportknop te tikken. In het volgende scherm kan je de lay-out voor je Audit selecteren en je kan invullen naar wie je je export wil sturen. De exporten die vanuit de mobiele applicatie worden gedaan, worden naar je e-mail gestuurd.

Hoe kan ik een audittemplate verwijderen of archiveren?

Je kunt audittemplates niet definitief verwijderen, ze kunnen allen worden gearchiveerd. Na archivering is de template niet meer zichtbaar op de mobiele apparaten. Via de web interface kun je de audittemplate nog wel bekijken en kun je de template eventueel ook de-archiveren. Door dit te doen wordt de template ook weer zichtbaar op de mobiele apparaten. Je archiveert een audittemplate door naar het tabblad ‘templates’ te gaan en op het archiveringsicoon (cirkel met vinkje) te klikken dat achter de templatenaam staat. Het archiveringsicoon wordt donkergrijs, wat betekent dat de template gearchiveerd is. Het de-archiveren van een template doe je door weer op datzelfde icoon te klikken. Het icoon wordt dan weer lichtgrijs, wat betekent dat de template weer zichtbaar is op de mobiele apparaten.

Kan ik het toevoegen van tickets verplicht maken?

Bij het aanmaken van een audittemplate kan je het toevoegen van tickets aan vragen verplicht stellen. Na het inloggen en het selecteren van het juiste project kan je naar het tabblad templates gaan. Maak een nieuwe template aan of wijzig een bestaande template. Je kan het toevoegen van vragen verplicht stellen door de bijbehorende afbeelding naast de vraag te selecteren (het positive-icoon). Als alternatief kan je het toevoegen van een ticket voor een hele categorie afdwingen door de afbeelding naast de naam van de categorie te selecteren. Na het publiceren van de template is het klaar voor gebruik.

Hoe kan ik een lay-out opslaan voor het exporteren van audits?

Na het maken van je selectie voor de audits die je wilt exporteren klik je op de exportknop in de rechterbovenhoek. In het nieuwe scherm selecteer je in de beschikbare lijst wat je wilt toevoegen aan je audit(s). Deze lijst is de lay-out die je wil opslaan. Je kunt dit doen door te klikken op de Nieuwe lay-out opslaan’ knop, dat is het pijltje naar beneden. Nu kun je je lay-out een naam geven en opslaan. Je wordt dan teruggeleid naar het exportmenu, waar je in het drop down-menu je lay-out kunt selecteren.

Hoe kan ik bij het afdrukken van een audit een lay-out voor tickets selecteren?

Als je tickets wilt toevoegen aan je audit(s) kun je de standaard lay-outs compact of gedetailleerd selecteren, maar ook je persoonlijke lay-outs. Om dit te doen moet je een lay-out voor het exporteren van tickets opslaan. Dit gebeurt op deze manier:

Ga naar het tabblad Tickets op de webinterface van Ed Controls. Na het maken van je selectie voor de tickets die je wilt exporteren klik je op de exportknop in de rechterbovenhoek. In het nieuwe scherm selecteer je wat je wilt toevoegen aan je ticket(s) in de beschikbare lijst. Deze lijst is de lay-out die je wilt opslaan. Je kunt dit doen door te klikken op de ‘Nieuwe lay-out opslaan’ knop (het pijltje naar beneden). Nu kunt je je lay-out een naam geven en opslaan. Je wordt dan teruggeleid naar het exportmenu, waar je in het drop down-menu je lay-out kunt selecteren.

Wanneer je dit gedaan hebt, ga je terug naar het tabblad Audits. Na het maken van je selectie voor de audits die je wilt exporteren klik je op de exportknop in de rechterbovenhoek. Selecteer dat je tickets wilt toevoegen aan je audit export. Nu kun je in het drop down menu je ticket lay-out selecteren en op ‘Verzend naar mij’ klikken.

Hoe maak ik een project aan?

Alleen administrators kunnen een project aanmaken. Na te hebben ingelogd op de web interface staat rechtsboven in het scherm ‘nieuw project’. Klik hierop en vul de noodzakelijke gegevens in. De projectnaam, locatie en de eindverantwoordelijke zijn verplichte velden. Daarnaast kun je een afbeelding, logo, start en einddatum toevoegen en de verschillende rollen toekennen. Klik na het invullen van de velden op ‘opslaan’.

Hoe kan ik de projectinstellingen wijzigen?

Alleen administrators en eindverantwoordelijken kunnen projectinstellingen wijzigen. Op de web interface kan je een icoon in de vorm van een potlood vinden, linksonder in de thumbnail van het project als je er met je muis overheen beweegt. Door hierop te klikken kun je de projectinstellingen wijzigen. Vergeet niet om je wijzigingen op te slaan wanneer je klaar bent.

Hoe voeg ik een tekening toe?

Alleen administrators, eindverantwoordelijken en supports kunnen een tekening toevoegen via de web interface. Dit kun je op drie manieren doen:
– Log in op de webinterface en klik op het specifieke project. Selecteer het tabblad ‘Tekeningen’, maak een nieuwe groep aan en klik op ‘selecteer bestanden’. Wanneer je de tekeningen van je computer hebt geselecteerd, vind je ze in een overzicht van de tekeningen die je wil uploaden. Klik nu op ‘Upload’. Er wordt een voortgangsbalk getoond en een melding in de rechterbenedenhoek van het scherm. Dit betekent dat het uploaden aan de gang is. Om de voortgang en de status van de upload te vinden ga je naar je meldingsscherm bovenin je scherm.
– Log in op de web interface en klik op het betreffende project. Ga naar het tabblad ‘tekeningen’. Open de map op je computer/laptop waar de tekening in staat die je wilt toevoegen. Selecteer vervolgens de tekening(en) die je wilt toevoegen en sleep deze naar het gestippelde kader. Bij loslaten komt er een overzicht van de tekeningen die je wil toevoegen. Klik nu op ‘Upload’. Er wordt een voortgangsbalk getoond en een melding in de rechterbenedenhoek van het scherm. Dit betekent dat het uploaden aan de gang is. Om de voortgang en de status van de upload te vinden ga je naar je meldingsscherm bovenin je scherm.
– Log via je tablet in op de web interface. Ga naar het tabblad ‘Tekeningen’ en klik op ‘selecteer bestanden’. De web interface herkent dat je via een tablet inlogt en heeft daarom de optie ‘foto maken’ toegevoegd. Maak een foto van bijvoorbeeld een tekening, schets, gevel of plattegrond. De gemaakte foto’s komen nu in een overzicht te staan. Klik nu op ‘Upload’. Er wordt een voortgangsbalk getoond en een melding in de rechterbenedenhoek van het scherm. Dit betekent dat het uploaden aan de gang is. Om de voortgang en de status van de upload te vinden ga je naar je meldingsscherm bovenin je scherm.

Het kan enige tijd duren voordat nieuwe tekeningen verwerkt zijn. In het notificatiescherm word je op de hoogte gehouden over de status van je upload. Een grijze status betekent dat het systeem bezig is om je tekening te verwerken, een groene status betekent dat de upload geslaagd is en een rode status betekent dat de upload niet gelukt is. Neem contact met ons op wanneer dit laatste voorkomt.

Hoe kan ik een PDF-bestand met meerdere tekeningen toevoegen?

Je kunt de multi-page PDF toevoegen via de optie ‘tekening toevoegen’. Deze wordt, net als een normale PDF, verwerkt. Hierbij worden de verschillende pagina’s toegevoegd aan het project als losse tekeningen met dezelfde naam gevolgd door een paginanummer. Denk eraan dat het uploaden van PDF bestanden met meerdere pagina’s langer kan duren dan bestanden met één pagina.

Als er een tekening is toegevoegd als pdf met meerdere pagina’s of met foto’s, dan zal deze tekening significant (soms wel een factor 20) groter zijn dan de normale tekeningen. Dit heeft te maken met de manier waarop grafische gegevens opgeslagen worden. Vooral gescande afbeeldingen worden vaak inefficiënt opgeslagen en zijn daarom lastiger te verwerken zonder verlies van kwaliteit. Dit zal leiden tot een langere verwerkingstijd in het systeem.

Hoe kan ik een tekening updaten?

Je kunt tekeningen updaten via de web interface, dat doe je als volgt: Ga naar het tabblad ‘tekeningen’ en sleep de nieuwe tekening naar het gestippelde vak. Wanneer de bestandsnaam overeenkomt met de bestandsnaam van de huidige tekening, dan wordt de oude tekening vervangen door de nieuwe. Wijkt de naam af dan zal de tekening als een nieuwe tekening gezien worden. De tekeningnaam is hoofdlettergevoelig. De al bestaande tickets worden zichtbaar op de geüpdatet tekening, mits de tekening hetzelfde formaat heeft.

Hoe kan ik een tekening updaten of vervangen?

Er zijn 2 manieren om een tekening te vervangen of te updaten in Ed Controls.

– Je kunt tekeningen updaten via de web interface, dat doe je als volgt: Ga naar het tabblad ‘tekeningen’ en sleep de nieuwe tekening naar het gestippelde vak. Wanneer de bestandsnaam overeenkomt met de bestandsnaam van de huidige tekening, dan wordt de oude tekening vervangen door de nieuwe. Wijkt de naam af dan zal de tekening als een nieuwe tekening worden toegevoegd. De tekeningnaam is hoofdlettergevoelig. Zorg ervoor dat beide tekeningen dezelfde resolutie en formaat hebben. De al bestaande tickets worden zichtbaar op de geüpdatet tekening, maar deze tickets zullen verschuiven als de tekening niet hetzelfde formaat en resolutie heeft. Wees ervan bewust dat Gearchiveerde tekeningen met dezelfde naam ook worden geüpdatet, maar niet zichtbaar zijn omdat ze Gearchiveerd zijn.
– Je kan een tekening vervangen via de web interface. Selecteer het tabblad ‘tekeningen’ en zoek naar de kleine weergave van de tekening naast de naam van de tekening. In die kleine tekening is een pen zichtbaar. Wanneer je op die pen klikt kan je ervoor kiezen om de tekening te vervangen voor een andere uit jouw bestanden. Zorg ervoor dat beide tekeningen dezelfde resolutie en formaat hebben. De al bestaande tickets worden zichtbaar op de geüpdatet tekening, maar deze tickets zullen verschuiven als de tekening niet hetzelfde formaat en resolutie heeft. Bij het gebruik van deze methode hoeft de naam van de tekening niet hetzelfde te zijn, omdat de naam van de oude tekening wordt overgenomen.

Hoe kan ik tekeningen op de geo map plaatsen?

Via de web interface kan je een tekening op de geo map plaatsen. Selecteer het tabblad ‘tekeningen’ en zoek naar de kleine weergave van de tekening naast de naam van de tekening. In die kleine tekening is een pen zichtbaar. Wanneer je op die pen klikt kunt je kiezen voor ‘Geo referentie’. Bij het klikken verschijnt er een nieuw scherm waar links de tekening zichtbaar is en rechts de geo map. Je kunt nu óf minstens 3 punten op de tekening en op de geo map selecteren om de plaats te bepalen, óf minstens 3 coördinaten selecteren om de plaats te bepalen. Wanneer je op Opslaan klikt wordt de tekening op de geo map geplaatst en zal die beschikbaar zijn voor gebruik. Om de tekening te vinden die op de geo map is geplaatst, ga je naar het tabblad ‘tickets’ en selecteer je de groep waarin de oorspronkelijke tekening zich bevindt. Selecteer de originele tekening en zoek het geo map symbool rechtsonder in de hoek van de tekening. Wanneer je erop klikt verschijnen de tekeningen die op de geo map zijn geplaatst.

Hoe kan ik een tekening een tag geven?

Je kan een tekening een label geven via de web interface. Selecteer het tabblad tekeningen en zoek de juiste tekening. In het midden van het scherm vind je de naam van de tekening samen met de datum van uploaden, wie de tekening heeft geüpload en de laatst gewijzigde datum. Onder deze informatie kan je een label aan de tekening toevoegen. Wil je werken met de tekeningen die een specifiek label hebben, dan kan je gebruik maken van de filteropties onder het tabblad ‘tickets’. Je kan filteren op label en alle tickets op de gefilterde tekeningen zullen verschijnen.

Hoe kan ik een tekening verwijderen of archiveren?

Je kunt tekeningen niet definitief verwijderen. Wel is het mogelijk om een tekening, met alle gemaakte tickets, te archiveren. Na archivering is de tekening niet meer zichtbaar binnen het project. Je kunt de tekening wel blijven inzien via de web interface. Het archiveren van een tekening doe je door naar het tabblad ‘tekeningen’ te gaan en daar een tekeninggroep te kiezen. Hier zie je verschillende tekeningen staan. Selecteer de tekening die je wilt archiveren en klik op het archiveringsicoon (cirkel met vinkje) achter de tekening. Het archiveringsicoon wordt donkergrijs, dit betekent dat de tekening gearchiveerd is en dat de tekening niet meer te zien is in je project. Door op hetzelfde icoon te klikken bij de gearchiveerde tekeningen worden tekeningen weer zichtbaar in je project.

Instructievideo’s