DTC: “Iedere ticket is een deursituatie”

Inventieve inzet van Ed Controls door DTC Key-systems

Over het algemeen wordt Ed Controls ingezet voor kwaliteitscontrole en oplevering in de nieuwbouw of renovatiebouw. Maar er zijn ook uitzonderingen, zoals blijkt uit het verhaal van DTC Key-systems Nederland. We spreken met operationeel manager Bart Meijerink: “Wij gebruiken deze software op een geheel eigen manier.”

DTC Key-systems uit Haaksbergen is dealer van toegangscontrolesystemen. “Wij zijn geen fabrikant,” licht Meijerink toe, “maar wij leveren systemen van onder meer Salto en iLOQ. Dat bestrijkt een breed scala van elektronische cilindersloten tot aan complete en geavanceerde systemen met deurintercom. Wij hebben klanten in heel Nederland en in diverse sectoren. Het afzetgebied is wat intensiever in het noordoosten van het land en wij zijn veelal actief in de zorg, bij scholen en kantoren. Naast de levering van deze systemen verzorgen we ook de montage, storing-opvolging en het onderhoud. Met name voor dat laatste gebruiken we Ed Controls intensief.”

“Ed Controls heeft zich voor ons bewezen als een fantastisch goed controlesysteem”

Van groen naar rood

In de bouwwereld voert een opzichter of uitvoerder kwaliteitscontroles uit met behulp van Ed Controls. Via de software kunnen ze onderaannemers aansturen en hebben ze een overzichtelijke administratie voor hun herstelmanagementproces. De aangemaakte tickets staan op rood (Gestart) en nadat het defect of mankement is verholpen, verandert de kleur naar groen (Afgerond) en kan het ticket worden gearchiveerd. Vanaf dat moment is het ticket in principe afgehandeld en dient het alleen nog administratieve doeleinden. Voor DTC Key-systems werkt het heel anders. “Voor iedere deursituatie bij al onze klanten maken we een ticket aan”, vertelt Meijerink. “Dat kan per project variëren van tien tot driehonderd tickets. In totaal werken wij nu met ruim 8500 tickets.”

Referentietool

“Bij aanvang zetten wij de plattegrond van het gebouw van de klant in Ed Controls”, vervolgt Meijerink. “Dan maken we van elke deursituatie een ticket met één of meer foto’s en informatie over de gebruikte of beoogde oplossing. Het levert de klant betere en snellere service op, maar ook onze werkprocessen verlopen hierdoor vele malen efficiënter. Het schema kunnen we bijvoorbeeld al gebruiken tijdens de offertefase met de klant. We kunnen haarfijn uiteenzetten welke oplossing er bij welke deursituatie wordt ingezet. Tijdens de montage krijgt de monteur Ed Controls mee als referentietool. Zeker bij grote projecten kan het aantal deuren oplopen tot een paar honderd stuks. In de tool ziet de monteur precies wat er bij welke deur moet worden gedaan. Het is tegelijkertijd een perfect controlesysteem om te zien of alles is afgehandeld.”

Ander proces, dezelfde tickets

DTC Key-systems gebruikt het kleursysteem van de tickets anders dan hoe dat in de bouwwereld wordt gedaan. Meijerink legt uit dat alle tickets die op geel (Gecreëerd) staan zich nog in de offertefase bevinden. “Rood betekent bij ons dat uitvoering kan plaatsvinden. Als alles naar wens is gemonteerd, verandert de kleur naar groen. Bij een bouwproject streeft de uitvoerder ernaar om alle tickets weg te werken. Iedere afgehandelde ticket gaat naar het archief, maar bij ons blijft het ticket actief voor de volgende stap in het proces: het onderhoud. Dat omvat onder meer het preventief vervangen van batterijen, het afstellen van deuren en automaten en een algehele controle of alles nog naar behoren werkt.”

Tickets blijven actief

Voorafgaand aan een onderhoudsbeurt worden alle tickets van die klant op rood gezet. De onderhoudsmonteur loopt met Ed Controls alle deuren langs. Meijerink: “Hiervoor gebruikt hij exact dezelfde tickets die ook tijdens de montagefase werden gebruikt. Ander proces, dezelfde deursituatie, dezelfde tickets. Nadat het onderhoud bij een deur is voltooid, wordt dat ticket op groen gezet. Het volledige onderhoud is voltooid als alle tickets weer op groen staan. Die kleur houden ze tot ze bij de volgende onderhoudsbeurt weer op rood worden gezet. Om tickets van groen terug te zetten naar rood moesten we tot voor kort een verzoek indienen bij Ed Controls. Onlangs is er een update doorgevoerd – specifiek voor onze doeleinden – waardoor we dit nu zelf kunnen doen. Met een paar stappen zetten we nu alle tickets voor een klant om naar rood, zodat we ze weer kunnen toewijzen aan onze onderhoudsmonteur.”

Labels

Op deze inventieve manier worden tickets hergebruikt en verloopt het onderhoud soepel. Wanneer er verder onderhoud nodig is – er moet bijvoorbeeld een slot worden vervangen dat op dat moment niet voorradig is – blijft een ticket op rood staan en omschrijft de monteur de situatie. “Het mooie is dat we in Ed Controls ook labels kunnen toekennen aan deuren”, vertelt Meijerink. “Per ticket hebben wij een label waarop staat of het gaat om beslag, cilinder en/of een deurautomaat. Onze onderhoudscontracten zijn ingedeeld op specifieke onderdelen. Voor onderhoud aan een Salto deurbeslag staat een x bedrag. Dat geldt ook voor cilinderonderhoud van iLOQ of onderhoud aan een draaideurautomaat van weer een ander merk. Op basis van de labels ziet de administratie exact wat er aan onderhoud is uitgevoerd op welk tijdstip enzovoort.”

Storingsdienst

Elke in Ed Controls vastgelegde deursituatie heeft een unieke QR-code met zes cijfers, een zogeheten KID-nummer (KeySystemsID). De QR-code is vooral voor de monteurs van DTC Key-systems bedoeld, maar een klant die een storing meldt, hoeft alleen maar die zes cijfers door te geven. Meijerink: “Aan de hand daarvan kunnen wij die exacte deursituatie direct opzoeken, waardoor we heel snel weten waar we mee te maken hebben. Dat is bijzonder prettig voor onze 24/7 supportdienst, die storingen veel sneller storingen kunnen verhelpen. Helemaal tijdens de avonden en weekenden, wanneer er minder personeel beschikbaar is. Veel kunnen we nu op afstand verhelpen en als we dan toch moeten uitrijden naar de klant, weten we precies welke materialen we nodig hebben. Niets is zo vervelend – vooral voor de klant – om bij een storing onverrichter zake weer terug te moeten om een minder gangbaar slot op te halen.”

De keuze voor Ed Controls

DTC Key-systems was al geruime tijd op zoek naar digitale ondersteuning bij montage en onderhoud. Er werd overwogen zelf iets te laten bouwen toen Ed Controls voorbij kwam. “Dat kwam toch het dichtst in de buurt van wat wij nodig hebben”, vertelt Meijerink. “Bij een test bereikten we met deze tool 80 tot 90 procent van onze gewenste functionaliteit. We gebruiken het nu sinds september 2020 en het heeft zich voor ons bewezen als een fantastisch goed controlesysteem. Natuurlijk blijven er wensen. Maar voor software die niet specifiek voor onze werkprocessen is gemaakt, voldoet het uitstekend. Er is nauw contact met onze accountmanager en onze wensen worden zonder meer goed opgepakt. Niet dat alles direct wordt verholpen, maar daar heb ik alle begrip voor.”