Hoe voorkom je dat je gereedmelding onder de Wkb wordt afgekeurd?

Je voorkomt een onvolledige gereedmelding door tijdens de bouw bewijs te verzamelen in plaats van achteraf. Het bevoegd gezag wil een compleet dossier zien: de verklaring van de kwaliteitsborger, de as-built gegevens en informatie over de maatregelen uit het borgingsplan. Ontbreekt er iets, dan schuift de ingebruikname twee weken op.

Wat moet er in het dossier bevoegd gezag bij een gereedmelding?

Het dossier bevoegd gezag bevat alle bouwtechnische informatie waarmee de gemeente kan vaststellen dat het bouwwerk aan de regels voldoet. De kern is de verklaring van de kwaliteitsborger, aangevuld met informatie over de maatregelen uit het borgingsplan en over constructie, brandveiligheid en gebruiksfuncties (artikel 2.21 Bbl, uitgelegd op IPLO).

Volgens die opsomming gaat het om zes onderdelen:

1. De verklaring van de kwaliteitsborger dat het bouwwerk naar zijn oordeel voldoet aan de bouwtechnische regels.
2. Informatie over de maatregelen uit het borgingsplan om bouwtechnische risico's te voorkomen of te beperken, voor zover die van belang is.
3. Een aanduiding van de gebruiksfuncties, verblijfsgebieden, verblijfsruimten, afmetingen en bezetting.
4. Informatie over de bouwconstructie, luchtverversing, energiezuinigheid en milieuprestatie.
5. Informatie over de brandveiligheid.
6. Informatie over toegepaste gelijkwaardige maatregelen.

Bouw- en woningtoezicht wijst erop dat die informatie de as-built situatie moet weergeven: het werkelijk uitgevoerde werk, niet het oude ontwerp (BWTinfo, namens de Vereniging Kwaliteitsborging Nederland). Revisietekeningen horen er dus bij.

De gereedmelding moet ten minste twee weken voor ingebruikname bij het bevoegd gezag liggen. Is de melding onvolledig, dan informeert de gemeente je daarover en kun je het bouwwerk nog niet in gebruik nemen: dat kan pas twee weken nadat alle informatie binnen is. Voor een uitsplitsing per onderdeel: lees ook wat er in het dossier bevoegd gezag hoort bij de gereedmelding.

Hoe vaak gaat het mis, en waarom?

Bouwmeldingen en dossiers verschillen nog in kwaliteit en volledigheid. Dat meldt het ministerie van BZK bij de tweede monitoringsrapportage over de Wkb van juni 2026. Vooral respondenten van gemeenten en de brandweer zijn kritisch op de uitvoering, al zijn gemeenten die hun werkwijze al hebben aangepast over het algemeen positiever. Kleinere bouwbedrijven ervaren de extra dossiervorming als belastend.

De cijfers laten zien waarom dit nu pas echt speelt. In 2025 zijn 5.118 bouwmeldingen gedaan, waardoor het totaal sinds de invoering op 1 januari 2024 op 7.053 komt. Bij 1.130 projecten is het hele proces doorlopen, van start bouw tot en met gereedmelding. In 2024 waren dat er nog maar 33 (ministerie van BZK, tweede monitoringsrapportage Wkb, juni 2026). De meeste bouwbedrijven doen hun eerste of tweede gereedmelding dus pas nu.

De typische oorzaken van een incompleet dossier zijn steeds dezelfde:

• Bewijs is wel gemaakt, maar staat verspreid over telefoons, appgroepen en mappen.
• Foto's zijn niet gekoppeld aan een bouwdeel, dus niet herleidbaar naar een risico uit het borgingsplan.
• Wijzigingen zijn op de bouwplaats afgestemd, maar nooit teruggelegd in de tekeningen.
• Onderaannemers leveren certificaten en keuringen te laat of niet aan.
• Niemand is eigenaar van het dossier, dus het wordt pas in de laatste week samengesteld.

Sinds mei 2026 verzamelt het Meldpunt Wkb knelpunten uit de praktijk. Dat helpt op stelselniveau, maar niet bij een leeg dossier op je eigen project.

Wat werkt beter: bewijs vastleggen tijdens de bouw of achteraf?

Bewijs tijdens de bouw vastleggen werkt beter, omdat je een gebrek dan nog kunt herstellen en kunt aantonen dat het hersteld is. Achteraf zoek je naar informatie die vaak niet meer bestaat, zoals een wapening die al is dichtgestort.

Ed Controls, projectmanagement- en kwaliteitscontrolesoftware voor de bouw, is hier op ingericht: je legt een opleverpunt of controle direct op de bouwtekening vast, met foto, locatie en verantwoordelijke. Zo groeit het dossier mee met de bouw.

Hoe houd je bewijs van onderaannemers compleet?

Je houdt bewijs van onderaannemers compleet door de aanlevering te koppelen aan het werk zelf: een punt is pas afgerond als het bewijs erbij zit. Vraag je stukken los per mail op, dan verdwijnt de koppeling tussen bouwdeel en document en zoek je het aan het eind opnieuw uit.

Vijf afspraken die het verschil maken:

1. Leg bij de start vast welk bewijs je per bouwdeel verwacht, in lijn met het borgingsplan van de kwaliteitsborger.
2. Wijs elk punt toe aan een verantwoordelijke onderaannemer, niet aan een bedrijf in het algemeen.
3. Laat de onderaannemer het herstel zelf afmelden met foto, zodat de uitvoerder alleen nog controleert.
4. Controleer maandelijks de voortgang van het dossier, niet alleen de voortgang van de bouw.
5. Sluit een bouwdeel administratief af zodra het fysiek klaar is.

In Ed Controls werken onderaannemers in dezelfde omgeving als de hoofdaannemer: bouwpartners krijgen gratis toegang via de browser en kunnen punten vastleggen en afmelden zonder eigen licentie. Dat verlaagt de drempel om echt af te melden op de bouwplaats. Meer hierover in de gids over samenwerking met onderaannemers in de bouw.

Wat is het verschil tussen het dossier bevoegd gezag en het consumentendossier?

Het dossier bevoegd gezag gaat naar de gemeente en laat zien dat het bouwwerk aan de bouwtechnische regels voldoet. Het consumentendossier, ook opleverdossier genoemd, gaat naar de opdrachtgever en bevat tekeningen en berekeningen van het gebouwde, een beschrijving van de toegepaste materialen en installaties, de gebruiksfuncties en de informatie die nodig is voor gebruik en onderhoud (artikel 7:757a BW, uitgelegd op IPLO).

Informatie uit het consumentendossier is deels te hergebruiken voor de gereedmelding. Wie beide dossiers uit dezelfde vastlegging opbouwt, doet het werk een keer. Ed Controls genereert opleverrapporten en dossiers uit de punten die tijdens de bouw al zijn vastgelegd, zodat dezelfde foto's en afmeldingen voor beide bruikbaar zijn. Zie ook digitale documentatie en oplevering in de bouw.

Voor wie is Ed Controls wel en niet geschikt?

Wel geschikt voor:

• Hoofdaannemers en onderaannemers die opleverpunten, snaglists en inspecties digitaal willen vastleggen.
• Projectleiders en uitvoerders die tijdens de bouw bewijs willen opbouwen voor de gereedmelding.
• Bouwbedrijven die dossiervorming willen laten meelopen met het dagelijkse werk. Zie ook kwaliteitsborging in de bouw Wkb-proof.

Minder geschikt voor:

• Bedrijven die alleen financiële projectadministratie, calculatie of urenregistratie zoeken.
• Partijen die een BIM-modelleeromgeving of een planningspakket nodig hebben.
• Organisaties die de kwaliteitsborger willen vervangen. Die rol is wettelijk onafhankelijk; software neemt die niet over.

Veelgestelde vragen over de gereedmelding onder de Wkb

Wie doet de gereedmelding: de aannemer of de opdrachtgever?

De melding gaat uit van de initiatiefnemer, in het Bbl aangeduid als degene die het bouwwerk bouwt. Bij een particuliere opdrachtgever is dat vaak de opdrachtgever zelf. In de praktijk stelt de aannemer het dossier samen, omdat die de uitvoering en het bewijs in handen heeft. Leg deze rolverdeling aan het begin van het project schriftelijk vast.

Wat gebeurt er als het dossier niet compleet is?

Dan is de gereedmelding onvolledig. De gemeente informeert je daarover en je mag het bouwwerk nog niet in gebruik nemen. Dat kan pas twee weken nadat alle ontbrekende informatie binnen is. Die vertraging valt precies in de periode tussen oplevering en ingebruikname, waar je de minste ruimte hebt.

Voor welke projecten geldt de Wkb nu?

De Wkb geldt sinds 1 januari 2024 voor nieuwbouw in gevolgklasse 1, de laagste risicoklasse met bijvoorbeeld eengezinswoningen en kleinere bedrijfspanden. Invoering voor verbouw is uitgesteld zonder nieuwe datum. Gevolgklasse 2 en 3 volgen alleen als de wetsevaluatie daar aanleiding voor geeft; gemeenten blijven gevolgklasse 2 voorlopig zelf toetsen.

Kan software mijn kwaliteitsborger vervangen?

Nee. De kwaliteitsborger is een onafhankelijke partij met een wettelijke rol en geeft de verklaring af bij de gereedmelding. Software levert het bewijs waarop die verklaring rust: vastgelegde controles, foto's, afmeldingen en rapportages. Dat maakt zijn werk sneller en beter navolgbaar.

Hoe voorkom ik dat dossiervorming extra administratie oplevert?

Door vastleggen samen te laten vallen met het werk dat toch al gebeurt. Een uitvoerder die een punt op de tekening aanmaakt met foto, doet de registratie in een handeling. De extra last ontstaat pas als informatie eerst op papier of in een appgroep landt en later wordt overgetypt.

Wat is de meest gemaakte fout bij een eerste gereedmelding?

Wachten tot de oplevering met het samenstellen van het dossier. Verborgen werk is dan niet meer aantoonbaar en bewijs van onderaannemers is moeilijk te achterhalen. Wie zijn eerste gereedmelding doet, onderschat meestal hoeveel bewijs achteraf niet meer te maken is.

Laatst bijgewerkt: 31 augustus 2026