Ed
Post-its uit het planningsprogramma KYP Project en de audits van Ed Controls zijn te koppelen. Zo worden audits die gereed zijn automatisch afgemeld in de betreffende post-it van KYP Project. En vice versa. Onderaan deze handleiding worden specifieke situaties beschreven.
Bekijk ook onderstaande instructievideo van KYP Project.
Van deze handleiding is ook een uitgebreide pdf beschikbaar
Koppel Ed Controls met KYP Project stap voor stap
- Controleer of je een account hebt in zowel Ed Controls (met een Expert-licentie) als KYP Project;
- Stel het supportteam of je accountmanager van Ed Controls op de hoogte van je wens om te koppelen;
- Geef de exacte naam van het project in KYP door aan het supportteam of je accountmanager. De naam is hoofdlettergevoelig. De daadwerkelijke koppeling vindt pas plaats zodra de eerste audits van Ed Controls naar KYP Project worden verplaatst;
- Bouw een planning in KYP Project, zoals onderstaande afbeelding toont:
- Koppel in de planning audits aan een specifieke regel op de planning. Het is niet nodig om een nieuwe regel toe te voegen;
- Optioneel: Koppel een planning aan een Verantwoordelijke, in het onderstaand voorbeeld is dat Robert. De Verantwoordelijke uit KYP Project zal altijd de Verantwoordelijke in Ed Controls weergeven.
- Zet een audit klaar via web.edcontrols.com. Gebruik hier eventueel standaard templates voor en pas die desgewenst aan;
- Start de audit. In een audit wordt:
- De titel aangepast voor het specifieke object. In het voorbeeld: “21 Wapening_Kavel 01”
- Een datum voor wanneer het gerealiseerde moet zijn toegevoegd. In het voorbeeld 31-8-20..
- Een verantwoordelijke toegevoegd. In het voorbeeld robert@….
Vervolgens wordt de audit opgeslagen en heeft het een uniek nummer. In het voorbeeld 6FCE85.
Ook is er al een tekening opgeslagen. Dat kan later en buiten op de project-locatie ook worden gedaan.
- Koppel de audit aan een planningsitem in KYP Project. Dit kan alleen via web.edcontrols.com. Selecteer de specifieke audit en filter eventueel op de specifieke verantwoordelijke;
- Druk op de print-knop. Het printscherm opent zich:
- Open het pull-downmenu. De KYP Project-connector verschijnt. (Verschijnt dit niet? Neem dan contact op met je accountmanager. Het kan zijn dat de module niet geactiveerd is);
- Klik op de KYP Project-connector. Is het de eerste keer? Log dan eerst in bij KYP Project. Dit is het moment waarop je daadwerkelijk de verbinding met het KYP Project-project tot stand brengt. Als je bij de projectinstellingen de exacte naam van het KYP Project-project hebt geplaatst, wordt de koppeling tot stand gebracht. Vervolgens verschijnt de planning, met de Verantwoordelijke voor deze planningsactiviteit. Dat ziet er als volgt uit:
- Selecteer het juiste planningsitem en de audits worden gekoppeld in KYP Project. Een pop-up, rechtsonderin, zal verschijnen dat de transfer succesvol is geweest en ook bovenin het scherm is zichtbaar dat de transfer van de audits succesvol is uitgevoerd:
- Controleer of de audits ook zichtbaar zijn in KYP Project.
- Controleer KYP Project of op de lijn van het bewuste planning-item op de specifieke dag meerdere post-its verschijnen. In onderstaand voorbeeld is 1 post-it per dag beschikbaar, op 31 augustus. Je kan op deze post-it klikken en de volgende informatie verschijnt:
- Datum: 31 augustus
- Uitvoerende
- De omschrijving over deze of eventueel meerdere specifieke audits: “Audit ID : 6fce85|| Audit Name : 21-Wapening_Kavel 01”.
Dat ziet er als volgt uit:
- Meldt audits ‘gereed’ in Ed Controls. Binnen afzienbare tijd zal ook de betreffende post-it in KYP Project zijn Voltooid. Zie hieronder de als gereed gemelde audit en taak:
Specifieke situaties: KYP Project eerder voltooid dan audit Ed Controls
KYP Project eerder voltooid dan audit Ed Controls
In het uitzonderlijk geval dat de taak in KYP Project eerder wordt voltooid dan dat de audit in Ed Controls, geeft Ed Controls een indicatie van (0%) in de audit. Dit ondanks dat deze dus niet volledig is ingevuld en dus gereed is.
Let op: deze opmerking wordt niet getoond als de audit wordt ingevuld, deze gereed wordt gemeld en dus automatisch de taak in KYP Project is voltooid.
Datum van audit & post-it
Er zijn twee situaties mogelijk:
- Geen datum in de audit van Ed Controls benoemd; De post-it wordt nu weergegeven op de dag waarop de audits zijn verplaatst naar KYP Project. Je kan de post-it vervolgens verplaatsen naar de goede datum. Automatisch zal na enige tijd de datum ook verschijnen in de audit. De KYP Project-datum is daarin leidend en zal ook worden weergegeven in de audit van Ed Controls.
- Wel een datum in de audit van Ed Controls benoemd: de post-it wordt dan op die specifieke dag in KYP Project weergegeven.
Wordt de datum in KYP Project aangepast, dan zal deze datum ook verschijnen in de datum van de specifieke audit.
Meerdere audits op 1 dag
In het geval van meerdere audits op één dag wordt er dus maar één post-it geplaatst op de specifieke datum. In deze post-it worden meerdere audits benoemd. Je kan namelijk maar één post-it voor een planningstaak in KYP Project één dag plaatsen. En dus niet voor elke afzonderlijke audit een post-it op diezelfde dag.
Aangezien we een maximaal aantal karakters kunnen gebruiken in de post-it, zullen niet alle audits worden benoemd. Er zal dan worden verwezen naar web.edcontrols.com. Daar worden wel alle audits getoond.
De post-it in KYP Project wordt overigens pas op Voltooid gezet als alle audits in Ed Controls Gereed zijn gemeld. Indien de taak in KYP Project op Voltooid wordt gezet, worden wel al deze specifieke audits in Ed Controls voorzien van de opmerking ‘Afgerond in KYP Project’.
Verantwoordelijke of uitvoerende voor een audit
In Ed Controls kun je de uitvoerder of een onderaannemer Verantwoordelijke maken voor een audit. In KYP Project kan aan een planningsitem een Uitvoerende worden gekoppeld.
Het is niet mogelijk een e-mailadres te koppelen aan de audit in Ed Controls. Dan zal dus het e-mailadres van de taak in KYP Project worden overgenomen en in de audit worden gezet. De audit krijgt dan dus ook de status Gestart (rood driehoekje).
Overigens kun je bij de transfer van de audits naar KYP Project kiezen voor de taak met het correcte e-mailadres. Dan zou het dus al goed moeten zijn gekoppeld aan het juiste e-mailadres. Je hebt immers zelf de keuze gemaakt voor de taak en het e-mailadres.
Let op: Het e-mailadres in KYP Project is bepalend. Dat betekent dat als het e-mailadres in KYP Project anders is dan het e-mailadres in de audit van Ed Controls, het e-mailadres in KYP Project het e-mailadres in Ed Controls zal vervangen.
Gereed melden van een post-it in KYP Project; audit is nog niet uitgevoerd in Ed Controls
In KYP Project kun je de post-it’s voltooien. Je meldt de taak af door op ‘Voltooid’ te klikken. Het kan zijn dat de audit in Ed Controls nog niet is uitgevoerd. In dat geval geven wij in de titel van de audit het volgende weer: ‘Afgerond in KYP Project’.
Je kan dan alsnog de audit uitvoeren in Ed Controls. Maar de status van de post-it in KYP Project blijft ‘Voltooid. Zie ook de afbeeldingen:
Gereed melden van de audits in Ed Controls; taak niet voltooid in KYP Project
Als de audits zijn verplaatst naar een taak in KYP Project, dan zijn beide met elkaar verbonden. Op het moment dat de audit in Ed Controls Gereed is gemeld, dus is voorzien van informatie, ondertekend en afgesloten, dan wordt de taak ook afgemeld in KYP Project. De taak wordt op Voltooid gezet.
Indien er meerdere audits voor 1 dag zijn ingepland, dan is er, zoals nu bekend, maar 1 post-it in KYP Project. Als alle audits in Ed Controls nu zijn Gereed gemeld, dan wordt pas de taak in KYP Project Gereed gemeld.
Verplaats datum van de post-it in KYP Project
Als de audit een bepaalde einddatum kent, dan zal hij, zoals aangegeven ook naar de specifieke datum in KYP Project worden verplaatst. Indien de datum vervolgens in KYP Project wordt aangepast, dan zal ook de datum in Ed Controls worden aangepast.
Pas datum aan in Ed Controls
Als de datum van de audit wordt aangepast in Ed Controls dan zal de datum niet worden verplaatst in KYP Project. De audit behoudt op dat moment de originele datum. Andersom is het dus wel zo, zoals in het vorige punt is beschreven.
Hoe snel gaat de uitwisseling van data?
Als er in het ene programma een wijziging wordt gemaakt, dan is die binnen een minuut zichtbaar in het andere programma. Dit komt doordat er gestructureerde checks zijn in de programma’s die kijken of er wijzigingen zijn, en deze dan vervolgens overzetten. Natuurlijk moet je met je tablet of smartphone online zijn om deze wijzigingen ook daadwerkelijk te zien in de app van Ed Controls.
Let op: De koppeling tussen Ed Controls en KYP Projects kan alleen ingeschakeld worden met behulp van de accountmanager. Neem contact op voor meer informatie.
